MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN (Administrasi Perkantoran)

Menangani penggandaan dokumen

1. Pengertian Penggandaan Dokumen

        Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, baik itu penggandaan dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Dengan adanya mesin pengganda ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen.

Berikut ini beberapa jenis dokumen :

       Dilihat dari segi pemakainya :

• Dokumen pribadi
• Dokumen niaga
• Dokumen sejarah
• Dokumen pemerintah

      Dilihat dari segi kegunaannya :

• Nilai penerangannya
• Nilai yuridis
• Nilai perdagangan
• Nilai historis

     Dilihat dari sumbernya :

• Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah
• Dokumen yang bersumber dari swasta
• Dokumen yang bersumber dari kontrak dagang
• Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran
• Dokumen yang bersumber dari perseorangan.

      Dilihat dari segi fungsinya :

• Dokumen dinamis
• Dokumen aktif
• Dokumen semi aktif
• Dokumen inaktif
• Dokumen statis

      Dilihat dari segi penelitian :

• Dokumen primer
• Dokumen sekunder
• Dokumen tertier

      Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk :

• Dokumen literal
• Dokumen korporal
• Dokumen privat

          Dengan mengetahui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain :

1. Memperbanyak dokumen naskah sebagai bahan suatu pekerjaan. Misalnya memperbanyak undangan, memperbanyak materi rapat, memperbanyak laporan, memperbanyak bukti transaksi, dll.
2. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Misalnya memperbanyak gambar peraga.
3. Memperbanyak hasil rekaman. Misalnya memperbanyak CD, VCD atau kaset.

2.  Fungsi Alat  Penggandaan Dokumen

         Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

3.  Macam – Macam Alat Penggganda Dokumen

         Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen.

Berikut beberapa alat pengganda :

Photocopy

          Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau illustrasi dengan       menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis yang diberi nama xerography yang berarti tulisan kering dari bahasa yunani, lalu mesin ini diberi nama Xerox.

     Jenis-Jenis Mesin Fotocopy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin fotocopy kecil (portable), mesin fotocopy sedang (standar) dan mesin foto copy besar.

1. Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297mm).
2. Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297×420 mm) dan B4 (257×364 mm)
3.  Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

        Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, yaitu:

1. Bagian bak kertas kosong

          Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik.

    2.  Bagian mesin pemroses

         Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.

   3.  Bagian bak penampung hasil

       Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi diletakkan.

Stencil mechine

 

       Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.

      Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a.  Mesin stensil manual (manual stencil duplicator)

     Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.
Ciri-ciri mesin stensil manual:

1. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4. sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

Komponen mesin stensil manual :
     1.  Silinder tinta (ink cylinder)

• Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)
• Kain penyaring tinta (ink screen)
• Plat baja (steel band)

b.  Mesin Stensil Spiritus

 

     Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan master paper
a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
4. Penggandaan menggunakan kertas folio
5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

Komponen mesin stensil spiritus:

1. Tabung berisi cairan (fluid tank)
2. Alat penghitung (counter)
3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8. Engkol (handle)
9. Tutup atas (top cover)
10. Silinder logam (metal cylinder)
11. Tempat hasil gandaan (receiving tray)

Risograph

 

      Mesin rissograph, yakni  mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

Populernya, mesin risograph lebih sering disebut sebagai Riso printer-duplicator. Mesin ini dapat digunakan sebagai mesin cetak individual ataupun dengan cara terkoneksi jaringan komputer.

     Mesin ini banyak dipakai dalam bisnis percetakan untuk mencetak diantaranya: kop surat, nota, kartu nama, pamplet/leaflet, brosur b/w, serta yang lainnya. Dengan kemampuan mencetak 60-90 lembar A3 atau 100-150 lembar A4 mesin ini per menit, Mesin Risograph ini juga mampu mencetak poster dengan ketebalan kertas hingga 400 gram.

Offset 

    Teknik cetak datar atau biasa disebut offset adalah teknik cetak dimana bagian yang mencetak kedudukannya sama datar dengan bagian yang tak mencetak.

Offset adalah mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan proses pemindahan huruf ke blanket.

    Macam – macam mesin offset :

    Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin offset dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:
a.    Offset kecil

       Mesin ini bentuknya kecil, dengan kemampuan mencetak maksimal pada kertas ukuran A3 (297  420 mm). Karena bentuknya kecil, sedikit lebih besar dari mesin stensil, sering disebut mini 

 offset atau dekstop mini offset.

b.    Offset sedang

       Mesin ini bentuknya lebih besar dan mampu menceak kertas ukuran double folio. Karena bentuknya agak besar, mesin ini diletakkan di lantai dan diberi alas meja (dekstop) seperti mini offset.

c.    Offset besar

       Mesin ini bentuknya besar dan mampu mencetak pada kertas ukuran A1 (841 x 594 mm) dan A0 (1189 x 841 mm). Mesin ini umumnya terdapat di perusahaan percetakan yang cukup besar atau pada percetakan surat kabar.